PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
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Se apruebe una Solicitud de Cambio que impacte el Plan de Proyecto.
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Se genere una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los Stakeholders.
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Existan cambios de personal en el equipo de proyecto.
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Se generen cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
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Existan cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
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Se generen solicitudes especiales de informes o reportes adicionales.
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Existan quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no satisfechos.
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Existan evidencias de deficiencias de comunicación interna y con involucrados externos.
La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:
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Identificación y clasificación de Stakeholders.
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Determinación de requerimientos de información.
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Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
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Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
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Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones. vi. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Integración de tecnologías de la información y la comunicación dentro del proceso de gestión de las comunicaciones del proyecto
Las TICS que hacen parte del proceso comunicar la información: web conferencias, videos, email, blogs etc, páginas web, etc.
Determinación de requerimientos de información
Se utilizarán informes de estado, donde se puedan observar los avances de la obra, con porcentajes de actividades completadas e indicadores de alcance, cronograma y calidad.
Para la distribución de la información se utilizarán los informes de rendimiento, los cuales informarán del estado y desempeño del proyecto difundiendo las versiones actualizadas en las reuniones individuales y grupales de los interesados, de igual manera será difundida vía correo electrónico información no tan relevante. Siendo responsabilidad del equipo del proyecto la documentación de las lecciones aprendidas, notificaciones a los interesados e informes del proyecto.
