Tecnología de la comunicación

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Tecnología de la comunicación Las siguientes son las tecnologías con las que cuenta el proyecto: Correo electrónico institucional con redes de internet internas para que los empleados tengan acceso de una manera eficaz, sistema de video conferencias, sistema de Skype, sistema de registro de herramientas y equipos que hay dentro del proyecto para el control de inventario en el caso de entradas y salidas de los equipos.

El tipo de tecnología a emplear distribuir la información, para ello se tendrá en cuenta los siguientes factores de acuerdo a la estructura de desglose del trabajo del proyecto:

• Urgencia

• Disponibilidad actual de tecnología

• Competencias del personal

• Cambio tecnológico

• Entorno de trabajo: ¿físico o virtual?

Los tipos de tecnología a emplear son:

• Escritos: cartas, memorando, informes, solicitudes de cambios, registros

• Email: información requerida por un interesado, solicitudes de informes, solicitudes de urgencia.

• Skype: reuniones virtuales urgentes o por necesidad de acuerdo a las condiciones.

• Verbal: órdenes urgentes, de acuerdo a la autoridad y rol según organigrama.

• Otros: si aplica.

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Modelos de comunicación

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Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar entre las diferentes etapas del proyecto, para ello se debe tener en cuenta que canales de comunicación se emplean y los ruidos que estos puedan presentar que interfieran en el éxito de los alcances del proyecto.

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Comunicación Gerencial

Se da entre el director del proyecto y el contratista para asegurar que el mensaje fue recibido y si se cumplió con el objetivo; siempre se pedirá un acuse de recibo y se deben diligenciar las observaciones al pie de página y/o correo.

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Métodos de la comunicación

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El Director de proyectos debe asegurar que las personas correctas reciban la información apropiada en tiempo y forma de acuerdo a la matriz de comunicaciones, el registro de interesados, organigrama, roles y responsabilidades del proyecto, solicitudes de cambios y registro de incidentes, otros.

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Durante las etapas de pre-construcción, construcción y montaje emplearán los siguientes métodos de comunicación, principalmente para informar a la comunidad y otros interesados:

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Medios escritos

• Afiches informativos: Son herramientas de información masiva que contienen información general sobre el proyecto y que se instalan en los Centros de Apoyo a la Información. Los afiches serán elaborados de acuerdo con los parámetros establecidos por el cliente quien en 5 días hábiles debe haberlo revisado y aprobado.

• Volantes de información: Son herramientas de información que describen aspectos específicos de la obra y que se distribuyen a la población objeto de la reunión en la Zona de influencia.

 

Reuniones

Las recomendaciones que se debe tener en cuenta para que las reuniones sean efectivas son (Lledó, 2013):

• Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el relator), los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias de cada reunión.

• Programar las reuniones y/o agendas periódicas con anticipación

• Se debe coordinar e informar fecha, hora y lugar con los participantes.

• Distribuir los puntos de la orden del día por anticipado

• Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO (empezar puntual)

• Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunión.

• Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de relator (toma nota de los resultados formales de la reunión).

• Se debe emitir y publicar un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de ellos).

 

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Reuniones Virtuales

El protocolo de comunicación virtual que se va a usar en el proyecto es el siguiente:

• Sitio de reunión siempre se harán en las oficinas del contratista y se tendrá en cuenta el registro de asistencia a la misma

• Orden del día, se realizará en forma ordenada y cronológica en lo posible se debe mandar con antelación a los correos virtuales de cada participante se debe estar atento de cumplir con el orden y el tiempo establecido.

• Se pedirá durante la conferencia algunos hábitos de escucha como no contestar al celular mientras se está en la conferencia, no hacer uso de la palabra sin previa autorización, no usar más del tiempo necesario para la intervención, no revisar el correo electrónico en el desarrollo de la conferencia.

Las siguientes serán las alternativas de reuniones que se llevarán a cabo en la ejecución del proyecto:

• Video-conferencias

• Conferencias telefónicas Conferencia web

• Transmisión en vivo de seminarios

• Reuniones por Skype

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Para la ejecución de la obra se debe trabajar en seminarios y teleconferencias muy puntuales y técnicas que se desarrollarán en el equipo encargado de la ejecución de la obra entre otros están los siguientes:

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1. Técnicas para el tratamiento de vertimientos,

2. Técnicas para el uso del agua,

3. Cumplimiento del plan de vigilancia ambiental,

4. Integración y restauración ambiental,

5. Conservación y mantenimiento de zonas verdes,

6. Curso de trabajo seguro en alturas,

7. Planes de calidad en el desarrollo de la obra, h) Manejo seguro en uso de materiales peligrosos.

Cuando se requiera se realizarán reuniones extraordinarias, estas se harán vía Skype. El director y los líderes del proyecto contarán con un plan de datos para tal fin.

 

Requisitos Técnicos

Los requisitos de las comunicaciones para la parte técnica del proyecto serán manejados de la siguiente manera:

Informes Mensuales Topográficos

En estos informes se dará a conocer el avance de la obra donde se debe cumplir con los requisitos de calidad exigidos por el contratista. Como requisitos en la entrega de estos informes entre otros son:

• Realizar informes detallados del trabajo de campo que se desarrolla en el proyecto en caso de obtención de datos deben ser tabulados y entregados para el análisis al profesional especializado para ello se utilizaran las planillas que se utilizan en el desarrollo del proyecto.

• Otro de los requisitos que se deben cumplir en los informes topográficos en caso del cálculo de ubicaciones, áreas, volúmenes es que se debe trabajar con medidas estandarizadas y certificadas, además debe manejar un lenguaje universal para que pueda ser utilizado por los profesionales que trabajan en otro campo dentro del mismo proyecto.

Los planos, mapas, dibujos o representación de las medidas deben ser entregados en físico y en digital y se debe presentar 4 juegos por plano o por representación gráfica que se necesite

Otro de los requisitos de este proyecto es el banco de datos que debe ser un banco de datos entendible, y manejable por los interesados del proyecto.

 

Informes De Estructura Mensual

En la parte del informe de las estructuras los requisitos que se debe tener en cuenta entre otros son:

• Materiales usados cantidad

• Calidad de los materiales y tiempo de uso

• Restricciones en cuanto a peso y volumen

 

Informes de Avance de la Obra

Los requisitos son: El informe debe ser entregados 8 días antes a la reunión de avance de obra para ser revisado por cada uno de los profesionales y poder discutir ampliamente, debe estar en un lenguaje sencillo que permita la participación de todos en caso de tener términos técnicos especializados debe contener un glosario donde se explique de manera clara y sencilla.

 

Informe Técnico Final

• Los requisitos que se deben tener en cuenta para este proyecto son:

• Nombre y número del proyecto

• Nombre de la organización que desarrolló el proyecto

• Título del proyecto

• País donde se desarrolló el proyecto

• Localidad

• Presupuesto total

• Responsable del informe final

 

Descripción resumida del proyecto y del mecanismo de ejecución: Se trata de hacer un breve resumen de lo que ha sido el proyecto y de cómo se ha desarrollado. Para ello se distinguen dos apartados:

 

1. Descripción del proyecto original: Consiste en hacer un breve resumen de la lógica de la intervención que estaba previsto llevar a cabo, así como del mecanismo de ejecución proyectado.

2. Descripción resumida del proyecto ejecutado y de sus mecanismos de ejecución, con explicación de las modificaciones realizadas sobre el proyecto original:

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Aquí se deben incluir la lógica de intervención que se ha llevado realmente a la práctica, explicando cómo se ha ejecutado y cuáles han sido las modificaciones incluidas.

Además, debe agregarse: objetivos, resultados y actividades propuestas y grado de cumplimiento Objetivos, resultados y actividades realizados y no previstos en el proyecto original

Observaciones sobre accesibilidad, fiabilidad y alcance de las fuentes de verificación propuestas para objetivos y resultados.

Bienes y servicios generados por el proyecto:

• Cronograma final de actividades.

• Gastos totales realizados por concepto y cofinanciados.

• Ejecución financiera sobre presupuesto total del proyecto.

• Relación de anexos que se aportan.

• Relación de fuentes de verificación aportadas en anexos, y justificación de las propuestas en la formulación original que no se aportan.

• Declaración responsable de las personas que aportaron los datos.